Netsoins werkt in een verbonden modus: elke actie van een zorgverlener op een tablet gaat via een externe server voordat deze wordt geregistreerd in het digitale gebruikersdossier. Voor een EHPAD-administrator beperkt de configuratie van deze verbinding zich niet tot het aanmaken van identificaties. Het betreft de traceerbaarheid van de zorg, de naleving van regelgeving en de dagelijkse soepelheid van de teams.
Procedure voor het breken van glas in Netsoins: een parameter die de meeste configuraties negeren
Het principe van het minste privilege vereist dat elke professional alleen toegang heeft tot de gegevens die nuttig zijn voor zijn of haar taak. De autorisatieprofielen van Netsoins maken het mogelijk om de weergaven per functie te segmenteren: zorghelper, verpleegkundige, coördinerend arts, administratief personeel.
Maar het beperken van de toegang is niet voldoende. Een noodsituatie kan vereisen dat een zorgverlener informatie raadpleegt die normaal gesproken verborgen is voor zijn of haar profiel. Dit is de procedure voor het breken van glas: een uitzonderlijke toegang, beperkt in de tijd, waarvan de activatie wordt geregistreerd in het logboek van de software.
De CNIL raadt aan deze procedure te formaliseren in de configuratie van het digitale gebruikersdossier. De administrator moet definiëren wie het breken van glas valideert, onder welke omstandigheden het van toepassing is en hoe het evenement wordt vastgelegd. Het beheersen van de verbinding met Netsoins voor de administrator vereist dus dat dit mechanisme wordt geconfigureerd bij de uitrol, niet pas na het eerste incident.
- Specifiek de personen aanwijzen die bevoegd zijn om een breuk van glas te activeren (gezondheidsmanager, coördinerend arts).
- De duur van de uitgebreide toegang beperken tot de huidige sessie, met automatische terugkeer naar het beperkte profiel.
- Elk evenement archiveren in een tijdgestempeld logboek, raadpleegbaar tijdens een CNIL-audit of ARS-inspectie.
Controle van de HDS-scope: wat de administrator moet controleren voordat hij de toegang opent
Een software voor het beheer van het bewonersdossier herbergt gezondheidsgegevens. De Franse regelgeving vereist dat deze hosting wordt verzorgd door een gecertificeerde Gezondheidsgegevenshost (HDS). Netsoins steunt op een gehoste infrastructuur, maar de rol van de administrator stopt niet bij het constateren van het bestaan van een certificering.
De scope van de HDS-certificering dekt specifieke activiteiten: beschikbaarstelling van de infrastructuur, beheer en exploitatie van het systeem, gegevensback-up. Een certificaat kan sommige van deze activiteiten dekken zonder ze allemaal te dekken.
Concrete controlepunten voor de administrator
De administrator zou om de exacte naam van de host, de geldigheidsdatum van het certificaat en de lijst van gedekte activiteiten moeten vragen. Een verlopen of gedeeltelijk HDS-certificaat stelt de instelling bloot in geval van controle of gegevenslek.
Deze documentcontrole vindt plaats voordat er toegang wordt verleend aan de teams. Het is ook een voorwaarde voor de naleving van het digitale ESMS-programma, dat de financiering van de uitrol verbindt aan het gebruik van een geregistreerd DUI.
Referencing Ségur van het DUI: een administratieve stap vóór de technische configuratie
Het Ségur-programma voor digitale gezondheid structureert de uitrol van digitale gebruikersdossiers in de medisch-sociale instellingen. Om in aanmerking te komen voor de bijbehorende financieringen, moet het gebruikte DUI op de lijst van oplossingen staan die zijn geregistreerd door het Agentschap voor digitale gezondheid.
De registratie bepaalt het vermogen van de software om gestructureerde gezondheidsdocumenten uit te wisselen met externe actoren: ziekenhuizen, huisartsen, apotheken. In de praktijk controleert de administrator het registratieformulier op de site van de ANS, waarbij hij ervoor zorgt dat de functionele scope overeenkomt met de behoeften van de instelling.
Interoperabiliteit en transmissies naar buiten
Een geregistreerd Ségur DUI moet het verzenden en ontvangen van documenten mogelijk maken via standaarden zoals het medisch syntheseverslag of het ziekenhuisverslag. De administrator configureert deze stromen in de configuratiemodule door de identificaties van de partnerstructuren in te vullen.
Zonder deze configuratie werkt de software in silo. De transmissies blijven intern, de coördinatie met de behandelend arts of het ziekenhuis van herkomst verloopt via niet-geregistreerde kanalen (telefoon, papieren post), wat het zorgpad van de bewoner verzwakt.
Beveiliging van de Netsoins administratorverbinding: netwerkinstellingen en authenticatie
De administratorverbinding geeft toegang tot alle modules: profielinstellingen, beheer van het bewonersdossier, planning van zorg, configuratie van transmissies. Het beschermen van deze toegang vereist specifieke maatregelen bovenop het eenvoudige wachtwoord.
- Activeer de tweefactorauthenticatie als de module dit aanbiedt, of leg anders een wachtwoord van minimaal twaalf tekens op met regelmatige vernieuwing.
- Beperk de administratorverbinding tot geïdentificeerde werkstations (vaste IP-adressen van het netwerk van de instelling) om toegang vanaf een niet-beheerd netwerk te voorkomen.
- Controleer de Wi-Fi-dekking in de zorgzones: een onbetrouwbare verbinding veroorzaakt invoerverlies en duplicaten in het digitale gebruikersdossier.
- Registreer de administrator-sessies in een apart auditlogboek, gescheiden van het logboek van de zorgverleners.
Beheer van accounts na vertrek of functiewijziging
Een actief administratoraccount na het vertrek van de houder vormt een kwetsbaarheid. De instelling moet een procedure voor onmiddellijke deactivatie voorzien, gekoppeld aan een overdracht van rechten naar de opvolger. Er mogen geen generieke accounts die door meerdere personen worden gedeeld bestaan voor het administratorprofiel: de traceerbaarheid van de configuratiewijzigingen vereist dit.
De beveiliging van de verbinding met Netsoins voor een EHPAD-administrator berust op zowel documentair als technisch werk. Het controleren van het HDS-certificaat, het controleren van de Ségur-registratie, het formaliseren van de procedure voor het breken van glas: deze stappen gaan vooraf aan de configuratie van de zorgprofielen. Een solide configuratie op dit niveau voorkomt noodcorrecties zodra de teams in productie zijn.
